1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest ALL OFFICE Marcin Olejnik, ul. Harcerska 30, 05-820 Piastów, NIP 7732233055, prowadzący serwis allcoffee.pl oraz system obsługi klientów allcoffee.
Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected], tel. 22 300 15 07, listownie na adres powyżej. Nie mamy obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane zbieramy i skąd
- Formularz kontaktowy i konfigurator — imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail, telefon (nieobowiązkowo), treść wiadomości i wybrana konfiguracja urządzenia. Formularz kontaktowy otwiera Twój program pocztowy — wiadomość wysyłasz sam, nic nie jest wysyłane w tle.
- Konta w systemie (klienci, pracownicy) — imię, e-mail, hasło (zapisywane wyłącznie jako skrót kryptograficzny), rola, ustawienia konta oraz historia działań w systemie.
- Obsługa serwisowa i dostawy — nazwa i adres placówki, osoby kontaktowe (imię, telefon, e-mail), urządzenia (numery seryjne), druki serwisowe z podpisem i zdjęciami urządzenia, zgłoszenia, dostawy produktów i rozliczenia.
- Korespondencja — treść wiadomości e-mail wysłanych i odebranych przez skrzynkę firmową.
- Dane techniczne — adres IP, czas i adres żądania w logach serwera (bezpieczeństwo i diagnostyka).
Dane pochodzą od Ciebie, z umowy z Twoją firmą albo od Twojego pracodawcy (osoby kontaktowe placówek wskazane przez klienta).
3. Cele i podstawy prawne
- odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny, zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- obsługa serwisowa, dostawy i kontakt z osobami wskazanymi przez klienta — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: wykonanie umowy z firmą klienta);
- rozliczenia, faktury i przechowywanie dokumentów — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i rachunkowe);
- informacje związane z umową, np. zmiana cen, przerwy w pracy firmy — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;
- marketing własnych produktów i usług wobec klientów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zawsze z możliwością sprzeciwu i rezygnacji jednym kliknięciem (pkt 7);
- bezpieczeństwo systemu, rejestr zmian, ustalenie i dochodzenie roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO — gdy jest wymagana odrębnie (np. informacja handlowa do osób niebędących klientami); zgodę można cofnąć w każdej chwili.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie przygotujemy wyceny, nie założymy konta ani nie obsłużymy zgłoszenia.
4. Odbiorcy danych
- dostawca skrzynki e-mail (na podstawie umowy o świadczenie usług pocztowych);
- biuro rachunkowe, firmy kurierskie i bank — w zakresie rozliczeń i dostaw;
- publiczne serwery projektu OpenStreetMap (usługi OSRM i Nominatim) — przy planowaniu tras serwisowych przekazujemy wyłącznie adres placówki, bez nazwisk i danych kontaktowych;
- upoważnieni pracownicy i współpracownicy (serwis, biuro) — wyłącznie w zakresie wynikającym z roli i uprawnień w systemie;
- organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.
System działa na własnym serwerze administratora w Polsce. Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Czcionki i pozostałe zasoby strony są serwowane z naszego serwera — strona nie ładuje zasobów Google Fonts ani skryptów śledzących. Linki do map Google i Instagrama otwierasz sam; dopiero wtedy te serwisy przetwarzają dane według własnych zasad.
5. Jak długo przechowujemy dane
- zapytania i wyceny — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeśli nie doszło do umowy;
- konto i dane umowy — przez czas trwania umowy, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
- dokumenty księgowe oraz druki serwisowe będące podstawą rozliczeń — 5 lat od końca roku podatkowego;
- korespondencja i zgłoszenia — do 3 lat od zakończenia sprawy;
- lista rezygnacji z wysyłek — do odwołania, aby pamiętać o Twoim sprzeciwie;
- logi serwera — do 90 dni;
- kopie zapasowe — nadpisywane cyklicznie; dane usunięte z systemu znikają z nich w kolejnych cyklach kopii.
6. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (sprzeciw wobec marketingu jest zawsze skuteczny) oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.
Wystarczy wiadomość na [email protected]. Klienci z kontem widzą swoje dane w zakładce „Moje konto”. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Nie profilujemy i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany.
7. Wysyłki e-mail
Wysyłamy dwa rodzaje wiadomości:
- informacje dotyczące umowy — np. zmiana ceny, przerwa w pracy firmy, zmiana zasad serwisu. Trafiają do wszystkich klientów, bo są potrzebne do wykonania umowy;
- wiadomości marketingowe — nowości i oferty. Każda ma w stopce link „Zrezygnuj z wysyłek”. Po kliknięciu i potwierdzeniu Twój adres trafia na listę wyłączeń i nie dostaje więcej wiadomości marketingowych. Rezygnację możesz też zgłosić mailem.
8. Pliki cookie i pamięć przeglądarki
Strona zapisuje wyłącznie pliki niezbędne do działania i zapamiętania Twoich ustawień. Nie używamy cookies reklamowych, analitycznych ani pochodzących od podmiotów trzecich, dlatego nie wyświetlamy okna zgody — poniżej pełna informacja.
| Nazwa | Cel | Czas | Rodzaj |
|---|---|---|---|
allcoffee_sesja | utrzymanie zalogowania w systemie allcoffee (podpisany identyfikator sesji, niedostępny dla skryptów) | 7 dni od zalogowania, usuwane przy wylogowaniu | niezbędne |
splotkawy_sesja | to samo dla sklepu Splot Kawy działającego na tym serwerze | 7 dni | niezbędne |
ac_akcja_tryb | zapamiętanie trybu zakładki Akcja (biuro / serwis) — tylko zalogowani pracownicy | 1 rok | funkcjonalne |
Pamięć przeglądarki (localStorage i pamięć podręczna aplikacji) — dane zapisane tylko na Twoim urządzeniu, nie wysyłane do nas: znacznik obejrzanego intro na stronie głównej, szkic planera tras, znaczniki przeczytanych wiadomości czatu, kolejka druków serwisowych czekających na wysłanie bez internetu oraz kopie stron panelu do pracy offline (czyszczone przy wylogowaniu).
Pliki te możesz usunąć w ustawieniach przeglądarki. Usunięcie ciasteczka sesji wylogowuje z systemu; usunięcie pamięci strony sprawia, że intro wyświetli się ponownie. Strona działa bez nich.
9. Bezpieczeństwo
- hasła przechowujemy wyłącznie jako skrót kryptograficzny (scrypt z solą), sesje są podpisane kryptograficznie;
- dane przesyłane są przez szyfrowane połączenie HTTPS;
- dostęp do danych zależy od roli i poziomu uprawnień; klient widzi tylko swoje dane, a każda zmiana jest zapisywana w rejestrze wraz z osobą;
- zdjęcia z druków serwisowych, załączniki i kody QR urządzeń dostępne są wyłącznie po zalogowaniu i generowane na naszym serwerze;
- regularnie wykonujemy kopie zapasowe; urządzenia pracowników są zabezpieczone blokadą ekranu, a wylogowanie czyści pamięć offline.
10. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienią się przepisy albo sposób działania systemu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem allcoffee.pl/allcoffee/polityka-prywatnosci.html.